Sur le terrain

Par : Maureen Stickel et Tokozile Ngwenya

À la World Poultry Foundation (WPF), la mise en place de systèmes solides de suivi et d'évaluation (S&E) est fondamentale pour nos opérations. Nous établissons dès le départ des objectifs clairs, des indicateurs mesurables et une base de référence pour une évaluation continue dans chaque programme national de l'APMI. Ce qui distingue le programme de S&E de l'Initiative africaine de multiplication avicole (APMI), c'est l'importance accordée aux données en temps réel, qui améliore considérablement notre capacité à suivre les progrès et les résultats au fur et à mesure de leur évolution. Cette stratégie favorise non seulement la responsabilisation de nos partenaires et de leurs équipes, mais elle fournit également à chacun les informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées et améliorer les activités tout au long du processus de mise en œuvre, et même après la fin du financement par les donateurs. Voici notre processus.

Théorie du changement et indicateurs

La théorie du changement décrit comment le programme APMI devrait influencer les ménages ruraux, en détaillant chaque étape du début à la fin, pour aboutir finalement à une amélioration des revenus, de la nutrition et de l'autonomisation des femmes. Il s'agit de la première étape de notre développement en matière de suivi et d'évaluation, qui sert de feuille de route et nous aide à remonter à la source et à identifier les éventuelles défaillances si les impacts escomptés ne se concrétisent pas. 

Une fois la théorie du changement établie, nous attribuons des indicateurs mesurables à chaque étape afin de suivre les progrès et d'identifier tout problème dans les domaines clés. Ces indicateurs sont spécifiques, comme la santé des oiseaux dans les unités d'élevage, et nous aident à affiner notre approche si nécessaire. L'élaboration des bons indicateurs est un processus itératif qui concilie rigueur et faisabilité, en s'appuyant à la fois sur l'expérience et la littérature établie afin de garantir que nous atteignons les objectifs du programme sans mobiliser des ressources financières et humaines excessives.

Collecte de données en temps réel

Une fois nos indicateurs établis, l'accent est mis sur le développement d'outils de collecte de données robustes qui fournissent des informations en temps réel et favorisent l'apprentissage continu tant pour WPF que pour nos partenaires. Pour y parvenir, nous avons mis en place plusieurs moyens de collecte de données, notamment un suivi quotidien, des rapports trimestriels et un suivi de l'impact. 

Au cœurde cette démarche se trouve la capacité à collecter et à visualiser les données en temps réel, ce qui permet d'ajuster immédiatement la programmation si nécessaire. La collecte et la visualisation des données en temps réel nous aident non seulement à suivre les indicateurs de performance clés, mais nous permettent également de prendre des décisions en temps opportun, d'identifier les tendances et de réagir rapidement aux nouveaux défis.

Pour collecter des données en temps réel, nous avons mis en place une application mobile appelée CommCare dans tous les pays, actuels et anciens, participant au programme APMI. CommCare est compatible avec tous les appareils Android et fonctionne hors ligne, ce qui la rend très efficace dans les environnements à faible bande passante et isolés. 

Ce suivi quotidien nous permet d'évaluer en permanence les performances des éleveurs et des troupeaux, de suivre les progrès, d'identifier les tendances et d'évaluer les performances d'APMI par rapport à des indicateurs établis. Les représentants du service terrain (FSR) de nos entreprises partenaires collectent ces informations essentielles lors de leurs visites régulières dans les unités d'élevage (BU) et chez les petits producteurs. 

Analyse et visualisation des données

Les données collectées sont transmises en temps réel à une autre application appelée Power BI, qui crée des tableaux de bord visuels puissants. Ces tableaux de bord aident les partenaires et le WPF à identifier les tendances, positives ou négatives, et à prendre des décisions commerciales importantes. Tokozile Ngwenya, coordinatrice du suivi, de l'évaluation et de l'apprentissage, explique : « Power BI sert de plateforme pour transformer les données brutes collectées via CommCare et d'autres bases de données en informations exploitables, tendances et visualisations. Il permet aux utilisateurs de créer des tableaux de bord interactifs, des graphiques et des rapports qui facilitent la prise de décision basée sur les données, le suivi des performances et la gestion des programmes. » Cette approche collaborative garantit que le processus de suivi et d'évaluation reste dynamique et réactif aux besoins évolutifs du programme et des parties prenantes. 

Nous avons également récemment étendu les applications afin de suivre d'autres éléments clés du processus de production : les troupeaux reproducteurs et les activités des couvoirs. Cela fournit aux entreprises des informations précieuses qui les aident à identifier les domaines nécessitant une attention particulière dans la gestion de ces aspects cruciaux des activités agricoles et de la rentabilité. 

L'un des aspects les plus uniques de notre processus de suivi et d'évaluation est ce pipeline de données entièrement automatisé, qui permet une collecte transparente et une visualisation en temps réel des indicateurs de performance clés. Dès que les données sont collectées via CommCare par les FSR dans les exploitations agricoles, elles sont automatiquement transférées vers Power BI, où elles sont mises à jour plusieurs fois par jour, fournissant ainsi un aperçu actualisé des performances du programme. Cet accès en temps réel aux données nous permet, ainsi qu'à nos partenaires, de suivre les tendances, d'analyser les performances des troupeaux et de prendre immédiatement des décisions fondées sur les données.

Nous nous réunissons régulièrement avec les sous-bénéficiaires afin de suivre les progrès réalisés et de leur fournir des conseils, ce qui nous permet de réviser et d'adapter les objectifs tout en relevant les défis liés à la mise en œuvre des objectifs de production. Les données utilisées dans ces rapports sont agrégées par les entreprises et communiquées à WPF avant chaque réunion. Elles portent principalement sur les principaux résultats,tels que la production et les ventes de poussins.

Avec une quantité considérable de données disponibles, il peut être difficile d'identifier les opportunités d'apprentissage et d'utiliser efficacement ces informations pour soutenir nos programmes. Nous travaillons en étroite collaboration avec nos partenaires afin de leur transférer le processus d'analyse des données et de prise de décision, en leur fournissant une formation qui leur permet de maximiser le potentiel de ces outils de données et d'identifier les informations les plus critiques pour leur réussite. Notre objectif est de faire en sorte qu'ils puissent utiliser ces données de manière indépendante, même après la fin de l'implication de WPF. En combinant des données précises et en temps réel avec des discussions approfondies régulières, nous donnons à nos partenaires les moyens d'intégrer ces outils dans leurs activités afin de prendre des décisions éclairées et d'améliorer continuellement leurs opérations.

Travailler avec des partenaires du secteur privé dans différents pays et cultures

Un autre avantage de ces outils réside dans leur utilisation dans plusieurs pays, ce qui permet d'analyser les données dans une perspective plus large afin de dégager des enseignements plus généraux et des conclusions clés. Afin de garantir la cohérence, la comparabilité et la qualité des données entre les pays, nous normalisons les définitions et les indicateurs. Nous travaillons également en étroite collaboration avec nos partenaires afin de les former à l'amélioration des processus de collecte de données, garantissant ainsi des résultats de haute qualité dans toutes les régions. Au départ, les partenaires avaient prévu de développer leurs propres systèmes de suivi, mais cela rendait difficile l'analyse intercontextuelle et entraînait des dépenses supplémentaires inutiles. Une plateforme et un système de suivi standardisés rationalisent les processus, favorisent la cohérence et facilitent le partage des connaissances dans des contextes divers. L'analyse des métadonnées de plusieurs pays nous a fourni des données claires montrant que le soutien et la formation en personne des agriculteurs sont liés à l'amélioration de la viabilité des oiseaux au niveau de l'unité d'élevage (BU). De plus, les résultats de ces données nous ont aidés à comparer les différentes races à double usage utilisées par nos partenaires et montrent que les gains de productivité pour les agriculteurs sont les mêmes pour toutes les races.

Bien que la cohérence entre les pays soit essentielle pour nos efforts de surveillance à grande échelle, nous procédons à des ajustements marginaux afin de répondre aux besoins locaux, car ces outils sont en réalité des des outils commerciaux qui doivent être intégrés dans la façon dont nos partenaires travaillent. Pour ce faire, nous adaptons également le système à chaque pays, en tenant compte de facteurs tels que la langue, les races, la devise, les marques d'aliments spécifiques et la température, entre autres, afin de garantir que les outils répondent efficacement aux besoins de nos partenaires du secteur privé. Cette approche permet de s'assurer que le système est pertinent pour chaque partenaire du secteur privé et qu'il est utilisé de manière cohérente pour soutenir une prise de décision continue et fondée sur des données probantes au sein de chaque entreprise. 

Évolution des systèmes de surveillance

Les programmes de S&E doivent évoluer en permanence à mesure que les programmes progressent, que les équipes changent et que les connaissances institutionnelles évoluent. La nature dynamique des initiatives de développement nécessite de revoir, de réviser et de mettre à jour régulièrement le cadre de S&E afin de garantir qu'il reste pertinent et efficace. À mesure que de nouveaux défis et opportunités apparaissent, le cadre doit être adapté afin de refléter les réalités actuelles et les enseignements tirés. En outre, le roulement du personnel peut entraîner une perte de connaissances institutionnelles, ce qui souligne la nécessité d'un système de S&E robuste et adaptable, capable de saisir et de conserver les informations essentielles. Le maintien et le perfectionnement du cadre de S&E garantissent que le programme APMI reste aligné sur les objectifs généraux et réponde aux besoins de ses bénéficiaires. Pour faire face au roulement du personnel, nous avons développé une série de vidéos de formation destinées à aider les nouveaux FSR à se mettre rapidement à niveau et à servir de rappel pour le personnel existant. De plus, nous utilisons des groupes WhatsApp pour répondre rapidement aux questions, partager les dernières informations et communiquer les changements. Cette combinaison de ressources permet d'assurer la continuité des opérations et de maintenir les équipes informées et efficaces. Nous avons régulièrement revu et adapté la théorie du changement de l'APMI, affinant notre approche à mesure que nous mettons en œuvre de nouveaux programmes dans différents pays. Cette adaptation continue nous aide à mieux comprendre et à améliorer nos stratégies au fil du temps.

À venir

Il reste encore du travail à accomplir. Dans l'immédiat, nous nous efforçons de tirer le meilleur parti des données que nous collectons déjà afin de dégager des tendances et des enseignements plus généraux. Au cours des quatre dernières années, nous avons constitué une base de données regroupant plus de 4,4 millions d'oiseaux provenant de plus de 11 000 élevages répartis dans sept pays. Nous sommes désormais en mesure de prendre du recul et d'analyser ces méta-informations afin d'en tirer des enseignements plus généraux : quelles races sont les plus performantes et dans quelles conditions ? Quels sont les profils des BU les plus performants ? L'assistance à distance aux éleveurs peut-elle être aussi efficace que l'assistance en personne ? Ces informations seront précieuses pour affiner et améliorer le déploiement global de notre programme et notre succès dans les futurs pays de l'APMI.

De plus, alors que nous continuons à développer notre plateforme, nous explorons diverses possibilités de collaboration, que ce soit par le biais de licences ou de partenariats stratégiques. Compte tenu de l'intérêt croissant des organisations qui cherchent à améliorer leur utilisation des données et à renforcer le suivi et l'évaluation, nous sommes enthousiasmés par le potentiel d'expansion de notre portée et de notre impact. En fournissant une solution robuste pour aider les organisations à suivre leur travail plus efficacement, nous visons à donner à nos partenaires les outils nécessaires pour prendre des décisions éclairées et créer un changement durable. Restez à l'écoute alors que nous préparons la prochaine phase de cette plateforme innovante.

Le programme APMI est mis en œuvre en Gambie et en Sierra Leone grâce au généreux financement duFonds qatari pour le développement (QFFD).