Desde el terreno

Por: Maureen Stickel y Tokozile Ngwenya

En la Fundación Avícola Mundial WPF), el establecimiento de sistemas sólidos de seguimiento y evaluación (M&E) es fundamental para nuestras operaciones. Establecemos objetivos claros, indicadores medibles y una base de referencia para la evaluación continua desde el inicio de cada programa nacional de la APMI. Lo que distingue al programa de M&E de la Iniciativa Africana para la Multiplicación Avícola (APMI) es su fuerte enfoque en los datos en tiempo real, lo que mejora significativamente nuestra capacidad para supervisar el progreso y los resultados a medida que se desarrollan. Esta estrategia no solo fomenta la responsabilidad entre nuestros socios y dentro de sus equipos, sino que también dota a todos de los conocimientos necesarios para tomar decisiones informadas e impulsar mejoras empresariales a lo largo del proceso de implementación e incluso después de que finalice la financiación de los donantes. Este es nuestro proceso.

Teoría del cambio e indicadores

La Teoría del Cambio describe cómo se espera que el programa APMI influya en los hogares rurales, detallando cada paso desde el inicio hasta el final, lo que en última instancia conducirá a una mejora de los ingresos, la nutrición y el empoderamiento de las mujeres. Es el primer paso en nuestro desarrollo de M&E y sirve como hoja de ruta, ayudándonos a rastrear e identificar posibles fallos si no se logran los impactos esperados. 

Una vez establecida la Teoría del Cambio, asignamos indicadores medibles en cada etapa para realizar un seguimiento del progreso e identificar cualquier problema en áreas clave. Estos indicadores son específicos, como la salud de las aves en las unidades de cría, y nos ayudan a perfeccionar nuestro enfoque cuando es necesario. El desarrollo de los indicadores adecuados es un proceso iterativo que equilibra la exhaustividad con la viabilidad, basándose tanto en la experiencia como en la bibliografía establecida para garantizar que cumplimos los objetivos del programa sin sobrecargar los recursos financieros y de personal.

Recopilación de datos en tiempo real

Una vez establecidos nuestros indicadores, la atención se centra en desarrollar herramientas sólidas de recopilación de datos que proporcionen información en tiempo real e impulsen el aprendizaje continuo tanto para WPF como para nuestros socios. Para lograrlo, hemos implementado varias vías de recopilación de datos, entre las que se incluyen el seguimiento diario, la presentación de informes trimestrales y la supervisión del impacto. 

Para ello, es fundamentalla capacidad de recopilar y visualizar datos en tiempo real, lo que permite realizar ajustes inmediatos en la programación cuando es necesario. La recopilación y visualización de datos en tiempo real no solo nos ayuda a realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento, sino que también nos permite tomar decisiones oportunas, identificar tendencias y responder rápidamente a los nuevos retos que surjan.

Para recopilar datos en tiempo real, hemos implementado una aplicación móvil llamada CommCare en todos los países de APMI, tanto actuales como antiguos. CommCare es compatible con todos los dispositivos Android y funciona sin conexión, lo que la hace muy eficaz en entornos remotos y con poco ancho de banda. 

Este seguimiento diario nos permite evaluar continuamente el rendimiento de los granjeros y los rebaños, realizar un seguimiento del progreso, identificar tendencias y evaluar el rendimiento de APMI en función de los indicadores establecidos. Los representantes de servicio de campo (FSR) de nuestras empresas asociadas recopilan esta información vital durante sus visitas periódicas a las unidades de cría (BU) y a los pequeños productores. 

Análisis y visualización de datos

Los datos recopilados fluyen en tiempo real a otra aplicación llamada Power BI, que crea potentes paneles visuales. Estos paneles ayudan a los socios y a la WPF a identificar tendencias, positivas o negativas, y a tomar decisiones empresariales importantes. Tokozile Ngwenya, coordinadora de seguimiento, evaluación y aprendizaje, explica: «Power BI sirve como plataforma para transformar los datos brutos recopilados a través de CommCare y otras bases de datos en información útil, tendencias y visualizaciones. Permite a los usuarios crear paneles interactivos, cuadros, gráficos e informes que facilitan la toma de decisiones basada en datos, el seguimiento del rendimiento y la gestión de programas». Este enfoque colaborativo garantiza que el proceso de seguimiento y evaluación siga siendo dinámico y responda a las necesidades cambiantes del programa y de las partes interesadas. 

Recientemente, también hemos ampliado las aplicaciones para realizar un seguimiento de otros elementos clave del proceso de producción: las manadas de reproductores y las actividades de los criaderos. Esto proporciona a las empresas información valiosa, ayudándolas a identificar las áreas que requieren atención en la gestión de estos aspectos cruciales de las actividades agrícolas y la rentabilidad. 

Uno de los aspectos más singulares de nuestro proceso de seguimiento y evaluación es este canal de datos totalmente automatizado, que permite una recopilación fluida y una visualización en tiempo real de los indicadores clave de rendimiento. Desde el momento en que los FSR recopilan los datos a través de CommCare en la granja, estos fluyen automáticamente a Power BI, donde se actualizan varias veces al día, proporcionando una instantánea actualizada al minuto del rendimiento del programa. Este acceso en tiempo real a los datos nos permite a nosotros y, lo que es más importante, a nuestros socios, supervisar las tendencias, analizar el rendimiento del rebaño y tomar decisiones inmediatas basadas en los datos.

Nos reunimos periódicamente con los subbeneficiarios para supervisar los avances y ofrecer orientación, lo que nos permite revisar y adaptar los objetivos al tiempo que abordamos los retos de implementación relacionados con los objetivos de producción. Los datos de estos informes son recopilados por las empresas y compartidos con WPF antes de cada reunión, centrándose en resultados clavecomo la producción y las ventas de pollitos.

Con una gran cantidad de datos disponibles, identificar oportunidades de aprendizaje y utilizar eficazmente esta información para respaldar nuestros programas puede resultar complicado. Trabajamos en estrecha colaboración con nuestros socios para transferirles el proceso de análisis de datos y toma de decisiones, proporcionándoles formación que les permita maximizar el potencial de estas herramientas de datos e identificar la información más importante para su éxito. Nuestro objetivo es garantizar que puedan utilizar estos datos de forma independiente, incluso después de que finalice la participación de WPF. La combinación de datos precisos y en tiempo real con debates periódicos en profundidad permite a los socios integrar estas herramientas en sus negocios para tomar decisiones informadas y mejorar continuamente sus operaciones.

Trabajar con socios del sector privado en distintos países y culturas

Otra ventaja de estas herramientas es su uso en varios países, lo que permite analizar los datos desde una perspectiva más amplia para descubrir información más relevante y conclusiones clave. Para garantizar la coherencia, la comparabilidad y la calidad de los datos entre países, estandarizamos las definiciones y los indicadores. También colaboramos estrechamente con nuestros socios para formarles en la mejora de los procesos de recopilación de datos, garantizando resultados de alta calidad en todas las regiones. Inicialmente, los socios tenían previsto desarrollar sus propios sistemas de seguimiento; sin embargo, esto dificultaba el análisis contextual cruzado y generaba gastos adicionales innecesarios. Una plataforma y un sistema de seguimiento estandarizados agilizan los procesos, fomentan la coherencia y facilitan el aprendizaje compartido en contextos diversos. El análisis de metadatos de varios países nos ha proporcionado datos claros que muestran que el apoyo y la formación presenciales a los agricultores están relacionados con la mejora de la habitabilidad de las aves a nivel de la unidad de cría (BU). Además, los resultados de estos datos nos han ayudado a comparar las diferentes razas de doble propósito utilizadas por nuestros socios y muestran que el aumento de la productividad de los agricultores es el mismo en todas las razas.

Si bien la coherencia entre países es fundamental para nuestras iniciativas de supervisión a gran escala, realizamos ajustes marginales para satisfacer las necesidades locales, ya que estas herramientas son realmente herramientas comerciales que deben integrarse en la forma de trabajar de nuestros socios. Para ello, también adaptamos el sistema a cada país, teniendo en cuenta factores como el idioma, la raza, la moneda, las marcas específicas de piensos y la temperatura, entre otros, para garantizar que las herramientas satisfagan eficazmente las necesidades de nuestros socios del sector privado. Este enfoque ayuda a garantizar que el sistema sea relevante para cada socio del sector privado y se utilice de forma coherente para apoyar la toma de decisiones continua y basada en datos dentro de cada empresa. 

Evolución de los sistemas de monitorización

Los programas de seguimiento y evaluación deben evolucionar continuamente a medida que los programas avanzan, los equipos cambian y los conocimientos institucionales se transforman. La naturaleza dinámica de las iniciativas de desarrollo exige revisar, modificar y actualizar periódicamente el marco de seguimiento y evaluación para garantizar que siga siendo pertinente y eficaz. A medida que surgen nuevos retos y oportunidades, el marco debe adaptarse para reflejar las realidades actuales y las lecciones aprendidas. Además, la rotación de personal puede provocar la pérdida de conocimientos institucionales, lo que subraya la necesidad de contar con un sistema de M&E sólido y adaptable que pueda capturar y conservar la información crítica. El mantenimiento y el perfeccionamiento del marco de M&E garantizan que el programa APMI siga alineado con los objetivos generales y responda a las necesidades de sus beneficiarios. Para hacer frente a la rotación de personal, hemos desarrollado una serie de vídeos de formación destinados a ayudar a los nuevos FSR a ponerse al día rápidamente y a servir de repaso para el personal existente. Además, utilizamos grupos de WhatsApp para responder rápidamente a las preguntas, compartir novedades y comunicar cambios. Esta combinación de recursos ayuda a garantizar la continuidad de las operaciones y mantiene a los equipos informados y eficientes. Hemos revisado y adaptado periódicamente la teoría del cambio de APMI, perfeccionando nuestro enfoque a medida que implementamos nuevos programas en varios países. Esta adaptación continua nos ayuda a comprender mejor y mejorar nuestras estrategias con el tiempo.

Aún por venir

Queda trabajo por hacer. En lo inmediato, estamos trabajando para maximizar el aprendizaje posible a partir de los datos que ya estamos recopilando para descubrir tendencias e información más amplias. En los últimos cuatro años, hemos acumulado una base de datos de más de 4,4 millones de aves de más de 11 000 granjas en siete países. Ahora podemos dar un paso atrás y examinar esta metainformación para obtener conocimientos más amplios: ¿qué razas rinden mejor y en qué condiciones? ¿Qué perfiles de unidades de negocio tienen más éxito? ¿Puede el apoyo remoto a los ganaderos ser tan eficaz como el apoyo presencial? Esta información será muy valiosa para perfeccionar y mejorar la implementación general de nuestro programa y nuestro éxito en los futuros países de APMI.

Además, a medida que continuamos desarrollando nuestra plataforma, estamos explorando diversas oportunidades de colaboración, ya sea mediante la concesión de licencias o la formación de alianzas estratégicas. Dado el creciente interés de las organizaciones que buscan mejorar el uso de sus datos y perfeccionar el seguimiento y la evaluación, estamos entusiasmados con el potencial de ampliar nuestro alcance e impacto. Al proporcionar una solución sólida que ayuda a las organizaciones a realizar un seguimiento más eficaz de su trabajo, nuestro objetivo es dotar a nuestros socios de las herramientas necesarias para impulsar la toma de decisiones informadas y generar un cambio duradero. Estén atentos mientras damos forma a la siguiente fase de esta innovadora plataforma.

El Programa APMI se está implementando en Gambia y Sierra Leona con la generosa financiación delFondo de Qatar para el Desarrollo (QFFD).